ChatGPT’nin yükselişi sayesinde, yapay zekaya olan ilgi tüm zamanların en yüksek seviyesinde. Paranoya da öyle. Bazıları dikkatli olunmasını tavsiye ederken, bazıları ise tamamen kullanmaya odaklanıyor.
Biraz dikkatli olmakta fayda olsa da, ChatGPT’yi muhasebe firmanızın süreçlerini güçlendirmek için kullanabileceğiniz birçok yol var.
Öncelikle şunu anlamak önemli: ChatGPT işinizi çalmayacak.
Bunun yerine, onu sizin için küçük görevleri yöneten ve çabalarınızı başka bir şeye odaklamanızı sağlayan bir asistan gibi düşünün.
İşte muhasebe firmanızda ChatGPT kullanmanın, işinizi kolaylaştırmanın ve bu süreçte başınızı belaya sokmamanın bazı yolları.
ChatGPT Kullanımı #1: İletişimi Basitleştirin
ChatGPT’nin en güçlü yanlarından biri metin oluşturmaktır. Bu metin, temel e-posta iletişiminden pazarlamaya kadar çok çeşitli kullanım alanlarına sahip olabilir. E-posta iletişimiyle başlamak, firmanızda üretken yapay zekayı kullanmanın harika ve giriş seviyesi bir yoludur.
Bazı muhasebe yazılımı sağlayıcıları halihazırda GPT destekli teknolojiyle entegre olsa da, ChatGPT ile denemeler yapmaya başlamak için ücretsiz bir OpenAI hesabı oluşturabilirsiniz.
Ona verdiğiniz çok sayıda (veya az sayıda) komutla, istediğiniz e-postayı yazacaktır (yasadışı veya uygunsuz bir şey yazmasını istemediğiniz sürece).
E-postalarınızı yazmak için ChatGPT kullanma ipuçları
Öncelikle ortamı hazırlayın
ChatGPT’den e-postanızı yazmasını istemeden önce, e-postanın üslubu da dahil olmak üzere mümkün olduğunca fazla bağlam sağlamanız önemlidir:
“Birazdan müşterilerimden birine göndermek üzere bir e-posta yazmanızı istiyorum. Lütfen yazmanı söyleyene kadar bekle. Ama önce, işte biraz bağlam.”
“Küçük bir muhasebe firmasında çalışan bir muhasebeciyim. Senden yazmanı isteyeceğim e-posta yepyeni bir müşteri için ve iyi bir izlenim bırakmak önemli. Lütfen öz ve samimi ol.”
Spesifik Olun
İstemleriniz ne kadar spesifik olursa, e-postanız da o kadar spesifik olur:
“E-posta şu istemlere dayanmalıdır:
- Alıcı İsmi
- Gelecek ay üç aylık iş değerlendirmesi zamanı
- Sohbet etmeyi dört gözle bekliyorum
- Çarşamba günü doğum günün kutlu olsun
Lütfen e-postayı şimdi yaz.”
E-postaları göndermeden önce mutlaka tekrar okuyun.
ChatGPT’nin ürettiği her şeyi okuyup düzelttiğinizden emin olun. Yapay zeka olduğu için her seferinde doğru yapacağını varsaymayın. Çok şey biliyor ama yine de yanlış anlıyor.
Aslında, “yapay zeka halüsinasyonları”, yapay zekanın kendinden emin bir şekilde yanlış bilgiyle yanıt verdiği durumları tanımlamak için kullanılan bir terimdir.
Bu örnekte, ChatGPT’nin “öz” anlayışı aslında hiç de öz değil. Biraz daha fazla yönlendirmeyle tekrar denemesini isteyebilirsiniz:
“Lütfen tekrar dene, ancak bu sefer yarı uzunlukta olsun.”
Şirketinizin bir iletişim veya marka kılavuzu varsa, bunu ChatGPT’ye kopyalayıp yapıştırabilir ve bu kılavuzlara göre taslak hazırlamasını sağlayabilirsiniz.
Uzun e-posta dizilerini özetleyin
Uzun e-posta dizilerini özetlemek, ChatGPT’nin şirketinizde harika bir kullanım alanıdır.
10’dan fazla e-postanın karşılıklı yazıldığı e-posta dizileri oluşturmak muhtemelen aşina olduğunuz bir şeydir. Ne yazık ki, söylenenleri hatırlamak için diziyi tekrar okumak zorunda kalmanın verdiği sıkıntıya da aşinasınızdır.
Bu e-postaları birkaç saniyede özetlemek bu sıkıntıyı ortadan kaldırabilir.
Hassas bilgiler hariç olmak üzere bu e-postaları ChatGPT’ye kopyalayıp yapıştırın ve bir özet oluşturmasını isteyin.
ChatGPT Kullanımı #2: Pazarlama Stratejileri, Planları ve Metinleri Oluşturun
Etkisi ve potansiyeline rağmen, pazarlama genellikle küçük muhasebe firmalarının en çok göz ardı edilen işlevlerinden biridir. Çoğu firma yöneticisinin işlerini yürütmek ve müşterilere vakit ayırmak için bile yeterli zamanı yoktur; pazarlama stratejileri oluşturmak ve pazarlama metinleri hazırlamak için saatler harcamak ise cabası.
ChatGPT’ye güç veren geniş dil modeli (LLM) GPT-3.5 Turbo, yaklaşık 8.000 kelimelik kısa süreli bir belleğe sahip olduğundan, sizinle iyi bir sohbet kurabilir, firmanız, müşterileriniz ve hedefleriniz hakkında bilgi edinebilir ve böylece size özel destek sağlayabilir.
ChatGPT, aşağıdakiler gibi belirli pazarlama materyalleri oluşturmanıza yardımcı olabilir:
- Pazarlama stratejileri
- Alıcı kişileri
- Sosyal medya stratejileri ve planları
- İçerik pazarlama stratejileri ve planları
- Blog metni
- Sosyal medya metni
- Bülten stratejileri ve metni
Profesyonel ipucu: ChatGPT’den pazarlama çalışmalarınızda size yardımcı olmasını istemeden önce, kim olduğunuzu, ne yaptığınızı ve bunu kimin için yaptığınızı daha iyi öğrenebilmesi için işletmeniz hakkında 20 soru sormasını isteyin:
“Birazdan muhasebe işletmemin pazarlaması konusunda senden yardım isteyeceğim. Ancak bunu yapmadan önce, işletmem hakkında daha fazla bilgi edinebilmen ve bana daha iyi pazarlama desteği sağlayabilmen için bana 20 soru sor.”
ChatGPT Kullanımı #3: Verileri Sıralama
Bilgileri düzenlemek ChatGPT’nin uzmanlık alanlarından biridir. Girdiğiniz verilerde banka hesap numaraları veya başka özel bilgiler bulunmadığı sürece, ChatGPT özellikle birden fazla veri kaynağını tek bir tutarlı dosyaya çekmede yardımcı olabilir.
Birden fazla girdiyi kopyalayıp yapıştırabilir, hangi sütunları oluşturmasını istediğinizi belirleyebilir ve verilerin bir .CSV dosyası olarak çıktısını almasını isteyebilirsiniz.
Tıpkı e-posta iletişiminde olduğu gibi, bilgilerin doğru olduğundan emin olmak için çalışmayı çapraz kontrol etmeniz gerekir. Bu mükemmel bir bilim değildir, bu nedenle insan doğrulaması gerektirir. Ancak yine de, verileri ilk etapta işleyerek size zaman kazandırır.
ChatGPT Kullanımı #4: Banka Ekstrelerinden İşlem Ayıklama
AICPA ve CIMA Engage 2023’te Jason Staats ve Chad Davis, “Muhasebeci desteği: Bu otomasyonları çalın” adlı bir oturum düzenlediler ve 10 ayrıntılı otomasyon ve ChatGPT’yi şirketinizde kullanmanın yollarını paylaştılar.
ChatGPT’yi banka ekstrelerinden işlem ayıklamak için kullanma hakkında konuştular.
Şu kadar basit:
- PDF ekstresindeki metni kopyalayın
- ChatGPT’ye komut girin
- Kopyalanan metni ChatGPT’ye yapıştırın
- ChatGPT yanıt verdiğinde, “kodu kopyala”ya tıklayın ve verileri bir Excel elektronik tablosuna yapıştırın veya .csv uzantılı bir metin dosyasına kaydedin, ardından Excel’de açın veya seçtiğiniz araca aktarın.
ChatGPT Kullanımı #5: Kategorilendirilmemiş İşlemleri Araştırın
Jason ve Chad’den ChatGPT’yi kullanmanın bir başka harika yolu.
Ayrıntılı ve anlaşılır bir komutla, ChatGPT sizin için kategorilendirilmemiş banka işlemlerini sınıflandıracaktır.
Jason ve Chad’in oluşturduğu komutta, ChatGPT banka işlemleri listenizi alır ve bunları aşağıdaki sütunları içeren bir tabloya sıralar:
- İşyeri Adı: ChatGPT’nin banka işleminin hangi satıcıdan geldiğine dair en iyi tahmini
- Güven: ChatGPT’nin belirlenen satıcıya %0-100 arasında güveni
- Kategori: ChatGPT’nin işlemin kategorilendirilmesini beklediği genel bir işletme muhasebesi kategorisi
- Arka Plan: Satıcının ne yaptığına dair kısa bir açıklama
ChatGPT Kullanımı #6: Yeni Excel Becerileri Öğrenin
Jason ve Chad’e özel bir diğer konu: Excel becerilerinizi geliştirmek için ChatGPT kullanmak.
Doğru komutlarla şunları yapmanıza yardımcı olabilir:
- Başkasının yazdığı bir formülü anlamak
- Karmaşık bir formülü değiştirmek
- Yeni bir formül oluşturmak
- Bir formülü iyileştirmek
- Bir VBA (makro) betiği yazmak
- Bir VBA (makro) betiğinde hata ayıklamak
- Gelişmiş pivot tablolar hazırlamak
- Power Query kullanmak
ChatGPT nasıl kullanılmamalı?
ChatGPT, üretken yapay zeka, muhasebe yapay zekası araçları ve genel olarak yapay zeka alanı inanılmaz derecede faydalı kaynaklar ve modellerdir. Peki, teknolojiyle oynamaya başladığınızda nelere dikkat etmelisiniz?
Hassas bilgiler girmeyin
ChatGPT, tüm bilgi girişlerinden öğrenir ve bu konuda eğitilir. Kısacası, sisteme girdiğiniz her şeyi ezberler.
Samsung çalışanlarının ChatGPT’yi kullanması yasaklandı çünkü şirketin kaynak kodlarının bir kısmı sunucuda bulundu. Yapay zeka, neyin özel bilgi neyin genel bilgi olduğunu bilmez. Kullandığınız her şeyin kimliği gizlenmiş ve anonimleştirilmiş olduğundan emin olun.
Çıktılarına güvenmeyin
Yapay zeka inanılmaz derecede akıllıdır, ancak her şeyi yapamaz. Ve nihayetinde, kendi işinizden sorumlu kişi sizsiniz. Bir hata olursa, hiçbir bilgisayar araya girip suçu üstlenmeyecektir. Bu sizin sorumluluğunuzdadır.
Sınırlamalarını unutmayın
Şu anda ChatGPT yalnızca Eylül 2021’den önceki bilgilerle eğitilmektedir. Bu, o tarihten bu yana mevzuat veya vergi kanunlarında yapılan herhangi bir güncellemenin çıktılarına yansımayacağı anlamına gelir. Ve halüsinasyonları unutmayın: ChatGPT, son derece yanlış olsa bile kendinden emindir.
Kaynak: Karbonhq